Menurut Peraturan Presiden Nomor 93 Tahun 2011 bahwa data koleksi tumbuhan Kebun Raya datanya tercatat dan terkelola dalam sistem database koleksi yang terstandar. Peraturan Pemerintah ini mengandung maksud bahwa data tanaman yang ada di berbagai kebun raya yang ada di Indoensia, termasuk yang ada di Kebun Raya Cibodas harus terstandar sebagai mana yang telah dilakukan di kebun raya yang ada di dunia. Menurut Wyse Jackson (1999), Kebun raya adalah suatu institusi yang melakukan pendokumentasian koleksi tanaman hidup untuk tujuan penelitian, konservasi, display, dan pendidikan. Data tanaman yang ada di pembibitan adalah data penting keberadaannya karena data tersebut akan digunakan untuk tujuan penelitian, konservasi, display dan tujuan pendidikan.
Dikutip dari Modul Pendidikan dan Pelatihan Perkebunrayaan Kelas Manajemen (Julisasi Tri Hadiah dkk., 2015) Saat ini, definisi yang banyak dianut di dunia internasional dalam International Agenda For Botanic Garden in Conservation (Wyse Jackson dan Suterland, 2000) bahwa botanic gardens are institutions holding documented collections of living plants for the porpuses of scientific research, conservation, display and education. Dinyatakan pula bahwa yang dimaksud dengan tanaman bernilai ilmiah adalah tanaman yang dilengkapi dengan data yang akurat dan lengkap, ada nomor koleksinya, tanggal koleksi, lokasi asal, karakteristik habitat, populasinya di alam dan lain sebagainya. Salah satu cara terpenting untuk menjaga nilai ilmiah koleksi tumbuhan di kebun raya adalah melalui pencatatan dan pengelolaan datanya dalam sistem database koleksi terstandar. Yang dimaksud dengan terdokumentasi adalah data koleksi tumbuhan tercatat dan terkelola dengan baik.
Dikutip dari The darwin Technical Manual For Botanic Gardens (Etelka Leadlay and Jane Greene, 1998) A plant collection with good records has greater value than one that is poorly documented. A strict policy on keeping good records will ensure that the information is available when required. Teknik manual ini meyatakan bahwa tanaman koleksi yang tercatat dengan baik mempunyai nilai besar dari pada yang kurang terdokumentasi. Penjelasan ini menekankan bahwa sistem pencatatan data tanaman harus benar-benar baik agar tanaman koleksi mempunyai nilai yang tinggi. Data tanaman yang sudah tercatat dengan baik harus mampu ditampilkan kembali manakala dibutuhkan.
Menurut (Siti Rosita Ariati dkk, 2012) dalam Modul Pendidikan dan Pelatihan Perkebunrayaan Tingkat II Kelas Teknis menyatakan bahwa Sistem database koleksi Kebun Raya Bogor atau dikenal dengan Sistem Informasi Registrasi atau Sigit merupakan pencatatan data dan informasi tanaman koleksi yang terkomputerisasi sehingga pencatatan data dapat dilakukan secara standar, klasifikasi dapat dilakukan dengan mudah, proses validasi dan verifikasi dapat dilakukan dengan cara lebih cepat memungkinkan adanya ketelusuran data, serta pengolahan dan informasi terkait dengan kebutuhan untuk pengelolaan tanaman koleksi dan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih mudah, cepat dan akurat. Pernyataan ini menegaskan bahwa pencatatan data tanaman dengan menggunakan suatu aplikasi akan lebih mudah, efektif dan akurat serta dapat menelusur data yang sudah dimasukan untuk ditampilkan kembali manakala dibutuhkan. Sistim penggunaan database tersebut sudah meliputi data tanaman yang ada di pembibitan dan di kebun. Sisitem database ini sama halnya dengan sistem pengolahan data tanaman koleksi yang dikembangkan di Kebun Raya Cibodas yang disebut dengan Sindata (sistem informasi data tanaman).
Aplikasi Sindata dikenal dengan sebutan Sistem Informasi Registrasi dan merupakan pencatatan data dan informasi koleksi tumbuhan yang terkomputerisasi sehingga pencatatan data dapat dilakukan secara standar, klasifikasi dapat dilakukan dengan mudah, proses validasi dan verifikasi dapat dilakukan dengan lebih cepat. Dengan adanya sistem database juga memungkinkan pengembangan jaringan yang terkoneksi antara seluruh sistem database di banyak kebun raya. Kegiatan data entry dalam sistem aplikasi Sindata dimulai dari penerimaan material, pembibitan, pengumpulan dan pengolahan data dan tanaman koleksi.
Penggunaan Sistem Informasi Registrasi di Kebun Raya Cibodas menujukan kepada fungsi yang lebih yang lebih praktis, efektif dan efisien serta memudahkan dalam penelusuran dan akurasi data yang dihasilkan.
Menurut laporan Database SINDATA, 2016. Sindata (sistem database tanaman) telah memberikan solusi besar terhadap pemecahan masalah-masalah yang berkaitan dengan penginputan berbagai jenis data (data berupa tulisan ataupun data berupa gambar), begitu juga komputerisasi memberikan solusi terhadap output yang diinginkan oleh pengguna. Komputerisasi merupakan pilihan yang memberikan kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam menginput ataupun menemukan kembali data atau informasi yang dibutuhkan.
Untuk meningkatkan kualitas pengelolaan data dan pelayanan publik, kehadiran SINDATA membuat pengelolaan dan pengolahan data dan informasi tanaman koleksi di Kebun Raya Cibodas lebih praktis, efektif, efisien, dan lebih informatif, serta data tanaman terdokumentasi dengan baik. Selain itu SINDATA juga membuat para pengguna data dan informasi seperti akademisi, mahasiswa, pelajar, pemangku kebijakan, dan masyarakat umum dapat dengan mudah, murah, cepat dan efisien mengakses berbagai informasi tanaman koleksi yang ada di Kebun Raya Cibodas tanpa batasan waktu dan tempat. Aplikasi SINDATA juga dilengkapi dengan data iklim mikro di Kebun Raya Cibodas yang terperbaharui setiap saat serta menampilkan informasi geografis Kebun Raya Cibodas.
Sistem database koleksi yang dikembangkan di Kebun Raya Cibodas merupakan database tanaman koleksi yang lebih komplek dibandingkan dengan sistem terdahulu yang didatangkan dari Botanic Garden Conservation International (BGCI), dimana aplikasi ini selain melakukan pengolahan data tanaman juga terintegrasi dengan sistem data klimatologi secara lokal dan dengan pemetaan secara digital. Dengan aplikasi seperti ini diharapkan masyarakat umum dapat dengan mudah, murah, cepat dan efisien mengakses berbagai informasi tanaman koleksi yang ada di Kebun Raya Cibodas tanpa batasan waktu dan tempat.
Daftar Rujukan
Ariati, S.R. dkk. 2012. Modul Pendidikan Dan Pelatihan Perkebunrayaan Tingkat II Kelas Teknis. Registrasi Koleksi Kebun Raya. Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya Bogor, Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.
Hadiah, J.T. dkk. 2015. Modul Pendidikan Dan Pelatihan Perkebunrayaan Kelas Manajemen. Lembaga ilmu Pengetahuan Indonesia, Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya.
Laporan Kegiatan Tematik Kelembagaan. 2017. Pengembangan Aplikasi Database Koleksi Kebun Raya Cibodas Berbasis Sistem Informasi Geografis.
Leadlay, E., and Jane, G. 1998. Botanic Gardens Conservation International. The Darwin Technical Manual for Botanic Gardens. BGCI, U.K., London.
Peraturan Presiden Republik Indoensia No. 93 Tahun 2011 tentang Kebun Raya
Putri, W.U. dkk. 2015. Modul Pendidikan dan Pelatihan Perkebunrayaan Kelas Teknis. Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya.
